Få kontrol over informationer og arbejdsgange, og udfør de daglige opgaver med større hastighed og præcision

Viden om Enterprise Content Management viser vejen til optimerede arbejdsgange og værdifuld udnyttelse af organisationens sags- og dokumenthåndtering.
I tider som disse bruger virksomheder kun penge på det allermest nødvendige. Spørgsmålet er bare, hvad er nødvendigt og hvad er ikke. Det indlysende svar kunne være, at alt hvad der direkte kan mærkes positivt på firmaet bundline er nødvendigt.

  Mange virksomheder anser IT for at være et nødvendigt onde mere end et aktiv
Systemer til styring af økonomi og personale er for de fleste et must. Men når det kommer til styring af dokumenter, informationer og arbejdsgange, så halter alt for mange virksomheder desværre langt efter. Vi befinder os i en tidsalder hvor viden og den såkaldte ”knowledge worker” er guld værd, og det har aldrig været vigtigere at opsamle og lagre dokumenter, informationer og al den viden der dagligt flyver gennem hovederne på virksomhedens ansatte.

Det er de færreste der kaster sig ud i styring af økonomi eller personale uden at have kompetencerne til dette, men når det gælder elektronisk håndtering af informationer og dokumenter, overlades dette ofte til personale som kun har få eller slet ingen forudsætninger for at kunne tage sig af denne opgave. Ligesom med styring af virksomhedens økonomi, er det vigtigt at have en strategi for organisationens arbejde med elektroniske dokumenter og informationer.

  ECM står for Enterprise Content Management
Og ECM er de teknologier der bruges til at fange, håndtere, lagre, bevare og levere informationer og dokumenter relateret til organisationens processer. Ved korrekt anvendelse af ECM-strategier, bliver det muligt at opnå fordele såsom at opgaver udføres hurtigere og mere effektivt, overflødige opgaver automatiseres eller fjernes, arbejdsgange bliver strukturerede og mere overskuelige, dokumenter kan findes på kort tid i rette version og der bliver styr på overfloden af e-mails.

En undersøgelse viser, at de største årsager til at virksomheder kigger på ECM, er for at reducere omkostninger og optimere forretningskritiske processer. Samme undersøgelse viser også at den tredje største årsag til at projekter med informations- og dokumenthåndtering fejler, er mangel på viden og træning blandt eget personale. På første og andenpladsen finder vi årsager som ”Undervurdering af processer og udfordringer i organisationen” og ”Uensartet brug, som følge af dårlige procedurer eller mangel på samme”.

  Kurser i ECM med certificering
For at imødegå de store udfordringer og for at imødekomme den stigende efterspørgsel på viden om ECM, udbyder virksomheden ECM Akademiet A/S i Kokkedal, som de første i Danmark, nu kurser i ECM med certificering. Således får alle der arbejder med ECM, ESDH, EDH, scanning, dokumenthåndtering, processer, vidensdeling mv. nu mulighed for at få bevis på deres viden. Enten som ECM Practitioner, Specialist eller Master. Da ECM i virkeligheden handler meget mere om at udvikle forretningen i takt med tiden end om IT, er kurserne lige så meget for topledelsen, som de er for IT, projektledere og projektdeltagere.

Peter Bredsdorff Lange, Enterprise Content Management Practice Lead, Nordic fra IBM Global Business Services, udtaler: "Der er stor efterspørgsel på ECM kompetencer, så det er værdifuldt for mig at kunne dokumentere min viden og skills. ECM er et område som mange virksomheder har gjort deres første erfaringer med, men som de nu efterspørger meget mere viden omkring for at få maksimal udnyttelse af ECM i forretningskritiske applikationer". Peter Bredsdorff deltog på det første ECM Master kursus i Danmark tidligere på året.

  Det er ECM konsulenten Michael Fray, der underviser i ECM for organisationen AIIM i Danmark

Michael udgav sidste år den første danske bog om emnet. Bogen, ECM – Enterprise Content Management, er en praktisk håndbog i forståelse af ECM som begreb.
”Undersøgelser forudsiger at mængden af digitale informationer vil fordobles hver 18. måned. Så hvis virksomheden ikke får styr på informationerne nu, så venter der dem en dobbelt så stor opgave om bare halvandet år.” udtaler Michael Fray.
Det er muligt at læse mere om ECM og kurserne på www.ecmakademiet.dk