Hårdere dokumentationskrav om tidsforbrug, ressourceallokering og behov for et realtidsbillede af timer og projekter i erhvervslivet motiverer små og mellemstore virksomheder til i stigende grad at udskifte Microsoft Excel med webbaseret tidsregistrering.

Det viser en opgørelse fra den danske virksomhed TimeLog, der leverer webbaseret tidsregistrering til flere end 400 virksomheder i Danmark. 90 procent af TimeLogs kunder kommer i dag typisk fra Excel mod 50 pct. for to år siden. De helt små virksomheder hopper nu med på tidsregistreringsbølgen.

Tidligere var det stort set kun virksomheder fra ti ansatte og opefter, der skiftede fra Excel til TimeLogs webbaserede løsning. Men i dag er det også de helt små virksomheder ned til to ansatte. Ifølge TimeLogs administrerende direktør Søren Lund, så skyldes tendensen, at flere og flere små virksomheder finder ud af, at hvis de skal vokse, skal de have styr på lønsomheden. Derudover er også mindre virksomheder involveret i store projekter, der kræver eksempelvis involvering af eksterne projektdeltagere.

  Styr på lønsomheden
”Det er nyt for os, at 90 pct. af kunderne kommer direkte fra Excel. Det er et udtryk for, at helt små virksomheder finder ud af, at hvis de skal vokse og have en mere indbringende forretning, så skal der være styr på lønsomheden. I forhold til eksempelvis Excel giver tidsregistrering
konsulentvirksomhederne et hurtigt realtidsoverblik over, hvor meget tid de bruger på hvilke projekter og kunder. Men derudover får kunderne også et naturligt flow mellem tidsregistrering, projektstyring og fakturering, hvilket effektiviserer processerne og skaber større gennemsigtighed,” mener Søren Lund.

Med en tilgang på 115 nye virksomheder blev 2010 et rekordår for TimeLog. Siden opstarten i 2001 har TimeLog oplevet en konstant vækst på ca. 15 pct. om året, men i 2010 steg omsætningen med 20 pct., og kundetallet nåede op på 400 virksomheder i både Danmark og udland.
”Vores kundetilstrømning har tidligere udelukkende været domineret af de lidt større konsulenthuse, hvor de hurtigt får problemer med Excel, fordi medarbejdere glemmer at registrere tid, data bliver væk, og ingen har det samlede overblik over, hvilke projekter giver et positivt dækningsbidrag. Og det koster på bundlinjen,” siger Søren Lund.

  Væksthus Sjælland
Væksthus Sjælland, der på konsulentbasis hjælper virksomheder med bl.a. at få lagt vækstplaner og kortlægge forretningsmuligheder, har skiftet Excel ud med webbaseret tidsregistrering. Ifølge projektchef Torben Kristensen hos Væksthus Sjælland, så er fordelene ved et webbaseret tidsregistreringssystem, at man får mulighed for at forecaste og allokere ressourcer, få et bedre overblik samt få et realtidsbillede af antal brugte timer i forhold til budget.

”Man kan ikke styre Excel, og man bruger samtidig tid på kontrolprocedurer uden egentlig på noget tidspunkt at have det samlede overblik. Med tidsregistreringssystemet har vi konstant et realtidsbillede. Vi kan løbende konsekvensberegne på projekterne og justere på de teams, der er sat sammen om projekterne, så der opnås det rette omkostningsniveau i forhold til budgetterne. Derudover har vi nogle hårde dokumentationskrav, så det er ekstremt vigtigt, at tidsregistreringen fungerer optimalt,” forklarer Torben Kristensen.